Auftragsverarbeitung
Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) – Entwurf
1. Parteien und Gegenstand
Verantwortlicher ist der jeweilige Kunde des Vermieter-Cockpits. Auftragsverarbeiter ist Schuhmacher.Immobilien, Kai Schuhmacher, Wibbeltstraße 1, 59302 Oelde. Gegenstand ist die technische Bereitstellung und der Betrieb der webbasierten Vermietungssoftware nach Weisung des Verantwortlichen.
2. Dauer, Art und Zweck
Die Verarbeitung dauert grundsätzlich für die Laufzeit des Nutzer- oder späteren Vertragsverhältnisses. Sie umfasst Speichern, Strukturieren, Anzeigen, Ändern, Übermitteln im Auftrag, Sichern, Exportieren und Löschen von Daten zur Verwaltung von Immobilien, Kontakten, Mietverhältnissen, Aufgaben, Kommunikation, Dokumenten, Zahlungen und Betriebskosten.
3. Datenarten und betroffene Personen
Je nach Nutzung können Stamm-, Kontakt-, Adress-, Vertrags-, Objekt-, Kommunikations-, Dokument-, Bild-, Zahlungs-, Verbrauchs-, Aufgaben- und Protokolldaten verarbeitet werden. Betroffen sein können insbesondere Eigentümer, Nutzer, Beschäftigte, Interessenten, Mieter, Mitbewohner, Bürgen, Dienstleister, Handwerker und sonstige Kontaktpersonen.
4. Pflichten des Verantwortlichen
Der Verantwortliche bestimmt Zwecke und Mittel im Rahmen der Cockpit-Nutzung, gewährleistet die Rechtmäßigkeit, informiert betroffene Personen, erteilt dokumentierte Weisungen und meldet erkennbare Fehler oder Risiken. Er entscheidet über Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Herausgabe.
5. Pflichten des Auftragsverarbeiters
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung, verpflichtet eingesetzte Personen auf Vertraulichkeit, schützt die Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen und informiert den Verantwortlichen, falls eine Weisung aus seiner Sicht gegen Datenschutzrecht verstößt.
6. Unterstützung und Datenschutzvorfälle
Der Auftragsverarbeiter unterstützt im angemessenen Umfang bei Betroffenenanfragen, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Konsultationen und Nachweisen. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten werden dem Verantwortlichen unverzüglich mit den verfügbaren Informationen gemeldet.
7. Technische und organisatorische Maßnahmen
- verschlüsselte Übertragung per TLS und restriktive Sicherheitsheader,
- sichere Passwort-Hashes, Sitzungs-, CSRF- und Anmelde-Schutz,
- rollenbezogene Rechte und Kontentrennung,
- Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge,
- verschlüsselte Sicherungen und geprüfte Wiederherstellungsabläufe,
- Schutz der Server- und Datenbankzugänge sowie regelmäßige Wartung,
- Verfahren zur Löschung, Rückgabe und Begrenzung von Daten.
Die Maßnahmen werden entsprechend Risiko und technischem Stand fortentwickelt, ohne das vereinbarte Schutzniveau zu unterschreiten.
8. Unterauftragsverarbeiter
Der Verantwortliche genehmigt die nachfolgend benannten Unterauftragsverarbeiter. Änderungen werden rechtzeitig mitgeteilt; ein begründetes datenschutzrechtliches Widerspruchsrecht wird vereinbart.
| Dienstleister | Leistung | Ort |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH Industriestraße 25 91710 Gunzenhausen | Server-, Datenbank- und Sicherungsinfrastruktur | Deutschland / EU |
| E-Mail-Versanddienst vor Abschluss konkret zu benennen | Versand notwendiger System-E-Mails | vor Abschluss festzulegen |
9. Kontrollen und Nachweise
Der Auftragsverarbeiter stellt erforderliche Informationen zum Nachweis der Pflichten zur Verfügung und ermöglicht angemessene Kontrollen nach vorheriger Abstimmung. Dabei sind Vertraulichkeit, Sicherheit anderer Kunden und ein verhältnismäßiger Aufwand zu wahren.
10. Löschung und Rückgabe
Nach Ende des Auftrags werden personenbezogene Daten nach Wahl des Verantwortlichen zurückgegeben oder gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Sicherungskopien werden im vorgesehenen Sicherungszyklus überschrieben und bis dahin geschützt.
11. Rangfolge und Form
Diese Vereinbarung ergänzt den Hauptvertrag. Datenschutzrechtliche Regelungen gehen bei Widersprüchen vor. Änderungen und ergänzende Weisungen sollen in Textform dokumentiert werden.
Entwurfsstand: 17. Oktober 2026